Jak otworzyć firmę jednoosobową w Belgii?

Otwarcie firmy jednoosobowej w Belgii jest procesem, który wymaga staranności, znajomości przepisów oraz odpowiedniego przygotowania. W niniejszym artykule przedstawimy krok po kroku, jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą w Belgii, z uwzględnieniem obowiązujących regulacji, niezbędnych formalności oraz praktycznych wskazówek.

Proces ten różni się nieco w zależności od regionu, w którym się mieszka (meldunek). Flandria wyróżnia się najbardziej liberalnymi przepisami, ponieważ większość zawodów została tam uwolniona od wymogu posiadania dyplomu lub doświadczenia. W Brukseli z kolei zniesiono obowiązek przedstawiania dowodu na posiadanie podstaw przedsiębiorczości (gestion de base), jednak wiele zawodów nadal wymaga dyplomu lub udokumentowanego doświadczenia. Na dzień pisania tego artykułu, czyli sierpień 2024 roku, nowy rząd Walonii planuje znieść wymóg posiadania podstaw przedsiębiorczości, zastępując go obowiązkiem przedstawienia dyplomu lub udokumentowanego doświadczenia w zależności od wykonywanego zawodu, jednak nie ustalono jeszcze konkretnych dat wdrożenia tych zmian.

1. Zrozumienie formy działalności gospodarczej

Firma jednoosobowa, znana w Belgii jako „entreprise individuelle” i „eenmanszaak” lub „indépendant” i „zelfstandige”, to najprostsza forma prowadzenia działalności gospodarczej. Właściciel firmy jest jedynym odpowiedzialnym za jej zobowiązania, co oznacza, że jego majątek osobisty nie jest oddzielony od majątku firmy. Oznacza to również, że wszystkie zyski, ale i straty, obciążają bezpośrednio właściciela. Taką działałność możemy otworzyć jak i zamknąć w jeden dzień, bez żadnych dodatkowych formalności.

2. Sprawdzenie wymaganych uprawnień do prowadzenia działalności

Zanim zdecydujesz się na otwarcie firmy jednoosobowej, musisz upewnić się, że Twoja działalność nie jest uregulowana federalnych lub regionalnym prawem. W Belgii istnieje wiele rodzajów działalności, które wymagają specjalnych pozwoleń lub licencji. Przykładowo, w Brukseli i Walonii działalność związana z usługami budowlanymi wymaga posiadania odpowiednich uprawnień zawodowych, natomiast we Flandrii możemy rozpocząć taką działalność bez konieczności przedstawiania jakichkolwiek dokumentów potwierdzających naszą wiedzę czy doświadczenie w tej dziedzinie.

3. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania VAT (TVA lub BTW)

Właściciele firm jednoosobowych w Belgii mają do wyboru kilka form opodatkowania, przy czym w niektórych przypadkach są wręcz zobowiązani do skorzystania z jednej konkretnej opcji. Najczęściej wybieraną formą jest opodatkowanie na zasadach ogólnych, co oznacza, że przedsiębiorca staje się czynnym płatnikiem VAT. W praktyce oznacza to, że przy sprzedaży produktu lub wykonywaniu usługi dolicza się podatek VAT (w Belgii stawki VAT wynoszą obecnie 0%, 6%, 12% oraz 21%, chociaż aktualnie formujący się rząd planuje uproszczenie tego systemu). Z drugiej strony, przy zakupie towarów lub usług na firmę, możliwe jest odliczenie naliczonego VAT. Rozliczenia VAT odbywają się kwartalnie, z obowiązkiem złożenia deklaracji do około 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Jeśli jednak dopiero rozpoczynamy działalność i nie przewidujemy dużych zysków (przychód do 25 000€), możemy zarejestrować się jako zwolniony podatnik VAT (Régime de franchise de la taxe pour les petites entreprises lub Btw-vrijstellingsregeling kleine ondernemingen). W tym przypadku rozliczenia dokonuje się raz w roku, podczas składania rocznego zeznania podatkowego dla osób fizycznych (w okresie od maja do października roku następującego po roku podatkowym). Należy jednak pamiętać, że niektóre rodzaje działalności są automatycznie wyłączone z tej formy opodatkowania, w tym m.in. sektory budowlany oraz HoReCa (gastronomia).

4. Rejestracja działalności

Aby formalnie zarejestrować swoją firmę, musisz wykonać następujące kroki:

a) Uzyskanie numeru przedsiębiorcy (BCE/KBO)

Pierwszym krokiem jest rejestracja w Belgijskim Rejestrze Przedsiębiorców (Banque-Carrefour des Entreprises / Kruispuntbank van Ondernemingen – BCE/KBO). Aby to zrobić, musisz złożyć wniosek w jednym z tzw. Okienek przedsiębiorczości (Guichets d’entreprises / Ondernemingsloketten). Po zakończeniu rejestracji otrzymasz unikalny numer BCE/KBO, który będzie identyfikował Twoją firmę. Ten numer służy również jako numer TVA/BTW – wystarczy, że przed numerem dodasz prefiks „BE”. Okienka przedsiębiorczości to także Kasy Ubezpieczeń Społecznych, do których będziesz zobowiązany płacić kwartalne składki. Więcej informacji na temat składek znajdziesz w punkcie 6.

Do najbardziej znanych Okienek przedsiębiorczości należą Liantis, Partena Professional (która nie jest powiązana z PartenaMut – warto to zapamiętać), Xerius, Group S oraz UCM.

Z doświadczenia mogę polecić Liantis, ponieważ w tej instytucji każdy przedsiębiorca ma przydzielonego opiekuna, który zajmuje się jego sprawami. Dzięki temu załatwianie formalności jest znacznie sprawniejsze niż w instytucjach, w których za każdym razem inna osoba zajmuje się Twoją sprawą.

Otwarcie firmy trwa do godziny lub dwóch (w zależności czy robimy to stacjonarnie czy też online) i wszystko załatwiamy w jednym miejscu. Jeżeli chcesz szybko założyć firmę online, zapraszam do kontaktu. Wystarczy karte eID oraz PIN lub aplikacja itsme.

b) Otworzenie konta bankowego

Każda firma w Belgii powinna posiadać odrębne konto bankowe, na które będą wpływać dochody z działalności oraz z którego będą regulowane wszystkie zobowiązania firmy. Konto to musi być zarejestrowane na nazwisko właściciela firmy jednoosobowej. Warto założyć je przed formalnym zarejestrowaniem firmy, ponieważ jego numer będzie wymagany podczas wypełniania dokumentów rejestracyjnych. Choć technicznie można to zrobić później, z doświadczenia wiem, że wiele osób o tym zapomina lub bagatelizuje tę kwestię.

Odrębne konto bankowe nie jest obowiązkowe, lecz zdecydowanie zalecane z powodów podatkowych. Konto prywatne nie podlega bezpośredniemu nadzorowi belgijskiego urzędu skarbowego, podczas gdy konto firmowe już tak. Używanie konta prywatnego do transakcji firmowych niesie ze sobą ryzyko, że urząd skarbowy może przejrzeć wszystkie operacje na tym koncie, w tym te, które mogą wydawać się niejasne lub trudne do wyjaśnienia.

c) Rejestracja VAT (TVA/BTW)

Formalności związane z rejestracją VAT możesz powierzyć Okienku przedsiębiorczości, które za dodatkową opłatą załatwi to za Ciebie. Alternatywnie, możesz dokonać rejestracji osobiście w urzędzie podatkowym. Twój numer VAT będzie taki sam jak numer BCE/KBO, z tym że poprzedzony literami „BE”. Pamiętaj, że istnieje obowiązek umieszczania tego numeru na wszystkich wystawianych fakturach i dokumentach handlowych.

Aktywując swój numer TVA/BTW, aktywujesz automatycznie numer EU-VAT wymagany do transakcji wewnątrzwspólnotowych.

5. Uzyskanie ewentualnych licencji i pozwoleń

W zależności od rodzaju działalności, możesz potrzebować dodatkowych licencji lub pozwoleń. Na przykład, prowadzenie działalności gastronomicznej wymaga zgłoszenia do władz sanitarnych (AFSCA lub FAVV), a działalność w zakresie transportu osób wymaga specjalnych licencji. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem działalności sprawdzić, jakie dokładnie dokumenty są wymagane w Twojej branży.

6. Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne

Jako przedsiębiorca jednoosobowy w Belgii jesteś zobowiązany do opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Belgijski system ubezpieczeń społecznych obejmuje m.in. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz ubezpieczenie od wypadków przy pracy. Składki te są naliczane procentowo od dochodów firmy (20,5% od dochodów netto plus koszty obsługi Kasy Ubezpieczeń Społecznych, które wynoszą około 4%) i są płatne co kwartał.

Składki te, opłacane kwartalnie, są w rzeczywistości zaliczkami na poczet składek ostatecznych. Po zakończeniu roku podatkowego i rozliczeniu podatku od osób fizycznych, urząd skarbowy przesyła do Kasy Ubezpieczeń Społecznych informacje o Twoich rzeczywistych dochodach, na podstawie których następuje przeliczenie składek. W 2024 r. minimalne zaliczki na składki społeczne wynoszą 899,15 € kwartalnie i 3 596,60 € rocznie (wraz z kosztami obsługi), dla dochodów w przedziale od 0 do 16 861,46 €. Jeśli więc w całym roku 2024 zarobisz 20 000 €, Twoje całkowite składki za ten rok wyniosą 4 266,04 €. W rezultacie, w 2026 roku będziesz musiał dopłacić 669,44 € za składki z 2024 roku.

W przypadku opóźnień w płatnościach, naliczane są odsetki karne w wysokości 3% kwartalnie oraz 7% rocznie. Oznacza to, że jeśli zapłacisz składkę za 3. kwartał 2024 r. w 4. kwartale 2024 r., doliczona zostanie kara w wysokości 3%. Natomiast jeśli opłacisz tę składkę dopiero w 1. kwartale 2025 r., zapłacisz podwójne odsetki kwartalne (3% za każdy kwartał) oraz dodatkowe odsetki roczne w wysokości 7%.

Jeśli będziesz zalegać z płatnością składek, egzekucją zajmie się komornik sądowy. Składki na ubezpieczenie społeczne są traktowane jako dług państwowy, więc tytuł wykonawczy jest wydawany automatycznie, bez konieczności podawania sprawy do sądu przez Kasę Ubezpieczeń Społecznych.

Ponadto, musisz obowiązkowo ubezpieczyć się w towarzystwie ubezpieczeń wzajemnych (mutuelle/mutualiteit), aby móc otrzymywać zwroty za wizyty lekarskie, lekarstwa oraz zasiłki chorobowe. Warto również rozważyć dodatkowe ubezpieczenia, takie jak ubezpieczenie hospitalizacyjne czy dentystyczne, które można wykupić w towarzystwie ubezpieczeń wzajemnych lub innym towarzystwie ubezpieczeniowym. Innymi opcjonalnymi ubezpieczeniami są ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, które mogą chronić Cię przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z prowadzeniem działalności.

7. Prowadzenie księgowości

Każdy przedsiębiorca w Belgii jest zobowiązany do prowadzenia księgowości, choć w przypadku firm jednoosobowych często stosuje się uproszczoną formę rachunkowości. Obejmuje ona prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów oraz wystawianie faktur. W zależności od skali działalności i obrotów firmy, księgowość można prowadzić samodzielnie, korzystając z dostępnych online programów księgowych, takich jak Accountable. Jednak w przypadku bardziej skomplikowanych działalności lub wyższych obrotów, może okazać się konieczne skorzystanie z usług profesjonalnego księgowego, który zadba o prawidłowe prowadzenie księgowości oraz rozliczenia podatkowe.

Warto pamiętać, że błędy w księgowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, dlatego kluczowe jest, aby wszystkie dokumenty były prowadzone rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokładność i systematyczność w prowadzeniu ksiąg rachunkowych pozwalają nie tylko uniknąć problemów z urzędami, ale także zapewniają pełną kontrolę nad finansami firmy.

8. Zgłoszenie działalności do lokalnych urzędów

Po zarejestrowaniu firmy w krajowych rejestrach, konieczne może być zgłoszenie działalności do lokalnych władz gminnych. Niektóre gminy wymagają zgłoszenia działalności gospodarczej, zwłaszcza jeśli prowadzona jest ona w ramach obiektów usługowych czy handlowych. Warto skonsultować się z lokalnym urzędem gminy, aby upewnić się, że wszystkie formalności zostały dopełnione.

9. Rozpoczęcie działalności

Po zakończeniu wszystkich formalności możesz oficjalnie rozpocząć działalność gospodarczą. Przy zakładaniu firmy podajesz datę, od której chcesz rozpocząć działalność. Może to być następny dzień lub pierwszy dzień najbliższego kwartału. Jeśli na przykład planujesz otwarcie działalności w marcu, czyli w ostatnim miesiącu 1. kwartału, warto rozważyć, czy nie lepiej byłoby rozpocząć działalność od 1. kwietnia, czyli od początku 2. kwartału. Jest to istotne, ponieważ niezależnie od tego, czy założysz firmę na początku, w środku, czy pod koniec kwartału, składka na ubezpieczenie społeczne będzie należna za cały kwartał.

Ważne jest, aby od samego początku prowadzić działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami, co obejmuje regularne płacenie podatków, składek na ubezpieczenie społeczne oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony konsumentów i innych regulacji branżowych. Dbałość o te kwestie zapewni stabilne funkcjonowanie firmy i pomoże uniknąć potencjalnych problemów prawnych w przyszłości.

10. Codzienne prowadzenie firmy

Rozpoczęcie działalności to dopiero początek. Aby firma mogła się rozwijać, konieczne jest przemyślane jej prowadzenie, obejmujące zarówno strategie marketingowe, jak i budowanie relacji biznesowych oraz zarządzanie klientami. Jeśli zamierzasz pracować dla jednego konkretnego klienta, warto upewnić się, że jest to solidny partner, który będzie płacił terminowo. Opóźnienia w płatnościach mogą bowiem prowadzić do poważnych problemów finansowych i wpędzić firmę w spiralę długów.

Należy również regularnie monitorować przychody oraz koszty, ponieważ to one bezpośrednio wpływają na wysokość podatku od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Bardzo łatwo jest wpaść w trudności finansowe, zwłaszcza gdy po drugim roku działalności okaże się, że musisz zapłacić znaczną kwotę podatku, np. 5 tys. €, oraz dodatkowe wyrównanie za składki społeczne w wysokości kilku tysięcy euro. Dlatego tak ważne jest, aby na bieżąco kontrolować finanse firmy i planować wydatki z uwzględnieniem przyszłych zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych.

11. Monitorowanie i adaptacja

Rynek i przepisy mogą się zmieniać, dlatego ważne jest, aby na bieżąco monitorować sytuację oraz dostosowywać swoją działalność do nowych warunków. Regularne śledzenie zmian w przepisach podatkowych, ubezpieczeniowych czy innych regulacjach może pomóc uniknąć problemów w przyszłości i pozwoli na optymalizację.

12. Zamknięcie lub przekształcenie firmy

Jeśli zdecydujesz się zakończyć działalność lub przekształcić firmę jednoosobową w inną formę prawną, będziesz musiał przejść przez odpowiednie procedury. Zamknięcie firmy wymaga zgłoszenia tego faktu do Belgijskiego Rejestru Przedsiębiorców (BCE/KBO), co można zrobić online. Niezbędne będzie także rozliczenie wszystkich zobowiązań podatkowych, w tym VAT, amortyzacji i innych kwestii związanych z opodatkowaniem, a także uregulowanie składek ubezpieczeniowych. Pamiętaj, że w danym roku płacisz zaliczki na składki społeczne, więc nawet po dwóch latach od zamknięcia firmy możesz otrzymać wyrównanie związane z tymi składkami.

Przekształcenie firmy w inną formę prawną może wiązać się z dodatkowymi formalnościami, takimi jak sporządzenie notarialnego aktu założycielskiego nowej formy prawnej oraz zgłoszenie zmian w odpowiednich rejestrach publicznych. Proces ten wymaga starannego planowania i konsultacji z profesjonalistami, aby upewnić się, że wszystkie kroki zostały prawidłowo przeprowadzone i że przekształcenie przebiegło zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Otwarcie firmy jednoosobowej w Belgii jest procesem, który wymaga staranności, znajomości przepisów oraz odpowiedniego przygotowania. Choć założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest stosunkowo proste, istotne jest, aby wszystkie formalności zostały dopełnione zgodnie z prawem, co zapewni stabilny start działalności oraz uniknięcie problemów w przyszłości. Warto również korzystać z dostępnych źródeł wsparcia, takich jak doradcy podatkowi, księgowi czy organizacje wspierające przedsiębiorców, które mogą ułatwić prowadzenie firmy w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Jeżeli planujesz otworzyć działalność w Belgii, zachęcam do kontaktu ze mną. Oferuję szczegółowe wyjaśnienie plusów i minusów prowadzenia firmy, wykonanie symulacji prognozowanych podatków (w zależności od Twojej sytuacji rodzinnej i podatkowej) oraz składek ubezpieczeniowych. Ponadto, mogę zapewnić niezależne i krytyczne spojrzenie na Twój pomysł z innej perspektywy, co pozwoli wyłapać potencjalne błędy oraz zidentyfikować ryzyka związane z Twoim przedsięwzięciem.

Kontakt do mnie: